中小企業診断士試験に向けて文章力UP!ビジネスでの活用等の方策

今回の記事では中小企業診断士(二次試験)の作文方法について記載しよう!

と思ったのですが、「《総論》評価される文章を書くスキルを身に付けよう
という記事に必要なことが大体書いてあるので辞めました。

【二次試験で必要な解答の型】
①設問にはオウム返しで解答する②結論を先に解答する③切り口で解答する
④箇条書きで解答する⑤である調で解答する⑥体言止めは極力使わない

概要は↑の通りですが、個人的には①の前に
「綺麗な字で書く」と「誤字脱字をしない」を追加したいと考えています(後述)。

解答の中身(コンテンツ)が芯を捉えていれば多少体裁が汚くたっていいじゃない?!
と思ったことはありませんか?

筆者はあります。でも、それは間違いでした。

事例は企業診断の現場(ビジネス現場)のケーススタディです。
なので、解答の「型」もビジネスマンとしての基準をクリアしている必要があります。

そうなんです。
言ってることの正しさも大事ですが、それを正しく相手に伝えることも大事です。

相手の質問に対する答えをわかりやすく伝えるために「型」があります。

また、何枚も解答を採点する人(採点者)の気持ちになってみてください。

「型」を満たすことで伝わりやすさがある程度担保されます。
「見てみよう!」という気持ちが湧き上がりますよね?

「型」の重要性が伝わりましたか?

二次試験で必要な解答の型(以降、解答の型)の習得方法を説明します。

引用元記事の補足

まず、前述の「綺麗な字で書く」と「誤字脱字をしない」について補足します。

綺麗な字で書く

綺麗な字とは、書道の先生のような美しい字で書くということではありません。

形が崩れておらず、自分以外の一般人が常識の範囲で読める字で書くという意味です。

資格予備校時代の師匠が授業の中で「字が汚い人が多い」と叱咤していたので、
できて当たり前のことではなく、意識してできるようにすべきことだと思います。

あなたは汚い字で書かれた解答を採点したいと思いますか??

誤字脱字をしない

誤字脱字をした時の採点基準(何点マイナスされるか?)はわかりませんが、
ちょっと減点されてもおかしくはないと思います。

解答内容の説得力が一気に失われるため、早急に改善したほうがよいです。

あなたは誤字脱字を含む解答を採点したいと思いますか(二回目ww)?

対応策

そもそもなぜ字が汚くなるか?なぜ誤字脱字が増えるか?

焦っているからです。

では、なぜ焦るのでしょうか?

解答の構築プロセス(解答のストーリーの組み立て)が遅いからです。

この遅れを答えを書く作業のスピードアップで挽回しようとするのは間違いです。

じゃあ、どうすればこのプロセスが早くなるのか?

先生のプロセスのインプット→アウトプット→振り返り→インプット・・
を繰り返す以外にないと思います。
(失敗を繰り返さないようにする振り返り方法については過去記事を参照)

これは筆者の体験談でもあり、私の師匠が言っていたことでもあるのですが、
解答の構築プロセスを身につけると「消しゴム」を使わなくなります。

問題用紙に書いたメモ(解答の設計図)からスムーズに解答を作れるようになるので、
解答を作り直すことがあまり無くなります。

つまり、ほぼ一発で思った解答が書け、余裕を持てます。

もし、答練が終わった後、机の上が消しゴムのカスだらけになっていたら、
まだまだこのプロセスが身についていないということです。

文章力UPって何?

夏目漱石の様な天才的な文章を書けること?

ではもちろんありません。それでは誰も合格できません。

質問されたことにわかりやすく答えるための「解答の型」を身につけること』です。

何を答えるか?ではなくどうやって答えるか?つまりHOWの話です。

それでは、「解答の型」を身につける方法について説明していきます。

(1)チェックリストの活用

筆者は答練時に『「方式の型」のチェックリスト』を傍に置いて、
これを確認しながら解答していました。
※本番ではやってはダメです。模試でも同様にやってはダメです。
※答練時においても先生から注意されたらやめましょう。開始直前まで見るだけに!

一問一問このチェックリストを確認して意識しながら解答を行います。

何回か繰り返すと無意識にチェックリストの内容ができるようになってくるので、
チェックリストは不要になります。

同じ答練を初見で解く機会は二度ときません。
毎回全力で悔いのないように解かないといけません。

なので、最初はチェックリストの力を頼ってしまってもよいので、
正しい方式で解答できるように心がけてください。

(2)ビジネスでの活用

「解答の型」は別に中小企業診断士の問題を解くときだけに必要なものではありません。

ビジネスシーンにおいても普通に使われているお作法だと思います。

そう!日頃のビジネスシーンでも「解答の式」を活用しちゃえばいいのです。

そうすれば、仕事をしながら中小企業診断士の勉強もすることができます。

それでは、改めてこの方式を確認していきましょう!

①設問にはオウム返しで解答する
 要は質問されたことをそのまま打ち返して解答するものです。

 <上司とのやりとり>
 上司:A君!今月の▲▲の売上いくらだった?計画値と比べてどうだった?
 あなた:はい。今月の▲▲の売り上げは110万円で、計画値の110%となり達成です。

②結論を先に解答する
 言わずもがな、ビジネス上のやりとりの基本作法ですよね。
 日本語の文法としては「〇〇だから□□という結果になった」のように、
 原因→結果の順番で話した方が自然です。
 なので、意識して結論を先に言うようにする訓練が必要です。
 聞き手は早く結論を聞いて安心したいのです。

 <上司とのやりとり>
 上司:A君!▲▲の試験結果どうだった?
 あなた:問題ありません。その理由は、全試験項目の9割5分が合格で
     残り5分もベンダーに問い合わせた結果、仕様通りの動作と判明したからです。

③切り口で解答する
 売上といったら客数×客単価のように、分解してそれぞれの観点で分析することで
 MECEに質問に答えられます。
 ※MECEとはもれなくだぶりなくのこと

 MECEに答えることによって、「こいつ、わかってるな!」っていう印象を与えられます。

 <上司とのやりとり>
 上司:A君!▲▲のバナー広告なぜCPA(顧客獲得単価)が高いの?
    ※CPA=発生した費用(主に広告費)÷コンバージョン数
 あなた:■■が原因で広告費(分子)が多く、
     ★★が原因でコンバージョン数(分母)が小さいから

④箇条書きで解答する
 複数の要素を解答する時にはよく箇条書きを使いますよね?
 箇条書きで要素を区切ってあげることで読み手にとって理解しやすくなります。

 <上司とのやりとり>
 上司:A君!甲案と乙案のどっちがよいと思う?
 あなた:甲案です。その理由は、●●の再利用により費用が抑えられるから、
     ステークホルダーの▲▲との調整が楽だから、
     在庫が存在するため納期が短いから。

⑤である調で解答する
 文章の種類により、「ですます調」と「である調」を使い分けます。
 中小企業診断士の試験を「である調」で解答するからと言って、仕事においても全て
 「である調」で説明しなければならないというわけではありません。

 ポイントは用途によって両者を使い分け、混ぜて使用しないことです。
 これを意識して文章を書くようにしましょう!

 (ですます調)
 解説文、説明文、ビジネス書

 (である調)
 論文、レポート(報告書)、感想文

 <広告効果の分析報告書>
 CPA(顧客獲得単価)が低い理由は、●●の類似製品である▲▲の購買実績を持つ
 お客様に絞って広告配信を行ったからである

⑥体言止めは極力使わない
 プレゼンでは文字数を減らすため体言止めすることはありますが、
 通常、ビジネスにおいては用言で終わるようにします。

 <上司とのやりとり>
 上司:A君!2020年4月・5月に●●の販売数が落ち込んでいるのはなぜ?
 あなた:×緊急事態宣言による買い控えの発生が原因。
     ○緊急事態宣言による買い控えの発生が原因である

(番外)綺麗な字で書く、誤字脱字をしない
 現代において、文字を手で書くことはビジネスの現場では少ないと思います。
 なので、発送伝票を書くときなど手書きするシチュエーションがあった場合、
 綺麗に書けるように練習しましょう。

 また、誤字脱字については、繰り返し見直すことや口パクで読むこと等により、
 日頃からこれを少なくする訓練を行うとよいと思います。

日頃のビジネスシーンでも「解答の型」が使えます。

別に特別なことは何一つやっていないのです。

最後に

「解答の型」は勉強の時だけ鍛えられるのではなく、仕事の中でも鍛えられるものです。

せっかく中小企業診断士の勉強をしてるのであれば、
学んだ知識だけでなく「解答の型」も仕事の中で活用しましょう。

活用すれば定着しますので、あまり仕事と勉強を区別しすぎず、
できる限り融合も試みてください。

つまり、「仕事⇆中小企業診断士の勉強」というシナジーを
発揮できるように工夫してはいかがでしょうか。